Seperti saya tulis dalam bagian belakang buku, tujuh dosa besar (penggunaan) PowerPoint merupakan salah kaprah yang umum dalam praktik presentasi. Saya menghindari membahas hal-hal yang--menurut saya--sudah dapat dinalar sendiri (menggunakan akal sehat atau common sense).
Namun, setelah menyaksikan sejumlah presentasi rekan-rekan di bidang IT, yang saya anggap common sense ternyata tidak terlalu common.
Penggunaan animasi, sebagai contoh, bukanlah sekadar pamer gaya. Melainkan membantu penyajian agar mengalir, sesuai dengan cara hadirin mencerna informasi. Akal sehat, kan?
Praktiknya?
Masih ada saja yang menganimasikan anak panah dengan cara Fade, Faded zoom, atau lebih parah: Fly in.
Padahal anak panah bertujuan untuk menunjukkan satu arah. Secara alamiah, otak manusia akan mencerna bahwa animasi anak panah seharusnya dimulai dari ekor dan berakhir ke kepala (yang menunjuk). Karena itu, yang cocok adalah Wipe, Peek In, atau efek lain yang serupa.
Tentunya, perhatikan pula arah animasi. Untuk anak panah menunjuk kanan, gunakanlah Direction: From Left, dari kiri menuju ke kanan. Demikian pula sebaliknya. Untuk gambaran lebih jelas, sila unduh PPS (dikompresi dalam zip) di bagian bawah tulisan ini.
Anda mungkin berkomentar, "Itu sih semua orang juga tahu, Man."
Awalnya saya pikir juga begitu. Tapi cobalah perhatikan presentasi di sekitar Anda. Bisa jadi Anda juga akan terkejut.
_________________
Sila unduh: PPS Animasi Anak Panah (30 KB).
Tuesday, April 29, 2008
Thursday, March 27, 2008
Perlu Mati Berapa Kali?
Ada satu bagian penting perusahaan yang sering sekali terlupakan. Padahal dengan mengabaikannya, kita merisikokan kerugian besar. Dalam proyek ratusan juta saja, bisa puluhan hingga ratusan juta melayang karena kekurangan hal ini. Padahal biayanya bisa murah saja.
Apa sih?
Manajemen pengetahuan.
Berdasarkan The Chaos Report oleh Standish Group, pada tahun 1995 saja persentase proyek IT yang tepat waktu dan biaya hanya 16,2%. Dengan kata lain, 83,8% lainnya mulur dan anggarannya membengkak. Lebih parah lagi, anggaran 52,7% proyek IT ternyata membludak hingga 189%.
Lebih dari setengah proyek IT memakan biaya hingga hampir dua kali lipat.
Tanpa manajemen pengetahuan, kita bisa mengulang kesalahan lalu. Bayangkan sendiri kerugiannya.
Padahal seperti saya tulis di atas: manajemen pengetahuan tidak harus mahal. Yang penting adalah membiasakan organisasi untuk berbagi. Hingga kebiasaan itu menjadi budaya. Bahwa pengetahuan yang terkumpul menjadi milik bersama. Bukan hanya individu.
Dan untuk membiasakannya, mulailah dari hal-hal yang termudah. Daripada investasi modul pelatihan elektronik ribuan dolar, misalnya, mulailah dari budaya bercerita.
Dalam buku Around the Corporate Campfire, Evelyn Clark menunjukkan bagaimana perusahaan sukses seperti Nike atau Southwest Airlines justru mengelola pengetahuan dan budaya perusahaan mereka melalui kebiasaan sederhana: bercerita.
Bisa juga melalui berbagi hal-hal yang tampak remeh.
Sebagai contoh, Januari lalu, Divusi mengadakan Fun Day. Salah satu acaranya adalah bermain perang bola cat (paintball wargame). Dari beberapa kali main, terlihat sejumlah kesalahan serupa yang mengarah pada kekalahan. Akibatnya, beberapa orang berbeda tewas di medan perang melakukan kesalahan yang sama.
Perlu berapa kali mati sih sampai seseorang sadar dan berkata kepada yang lain: "Kayaknya kita jangan melakukan ini, deh--DOR!" Gelepak.
Bahkan dari kegiatan seperti ini pun kita bisa mulai menyusun manajemen pengetahuan. Mengapa tidak? Sebagai contohnya seperti di bawah ini, yang saya juduli, "7 Dosa Besar (Bermain) Paintball Wargame".
Berceritalah. Berbagilah.
____________________
*) Tulisan ini aslinya dimuat di blog Divusi.
Apa sih?
Manajemen pengetahuan.
Berdasarkan The Chaos Report oleh Standish Group, pada tahun 1995 saja persentase proyek IT yang tepat waktu dan biaya hanya 16,2%. Dengan kata lain, 83,8% lainnya mulur dan anggarannya membengkak. Lebih parah lagi, anggaran 52,7% proyek IT ternyata membludak hingga 189%.
Lebih dari setengah proyek IT memakan biaya hingga hampir dua kali lipat.
Tanpa manajemen pengetahuan, kita bisa mengulang kesalahan lalu. Bayangkan sendiri kerugiannya.
Padahal seperti saya tulis di atas: manajemen pengetahuan tidak harus mahal. Yang penting adalah membiasakan organisasi untuk berbagi. Hingga kebiasaan itu menjadi budaya. Bahwa pengetahuan yang terkumpul menjadi milik bersama. Bukan hanya individu.
Dan untuk membiasakannya, mulailah dari hal-hal yang termudah. Daripada investasi modul pelatihan elektronik ribuan dolar, misalnya, mulailah dari budaya bercerita.
Dalam buku Around the Corporate Campfire, Evelyn Clark menunjukkan bagaimana perusahaan sukses seperti Nike atau Southwest Airlines justru mengelola pengetahuan dan budaya perusahaan mereka melalui kebiasaan sederhana: bercerita.
Bisa juga melalui berbagi hal-hal yang tampak remeh.
Sebagai contoh, Januari lalu, Divusi mengadakan Fun Day. Salah satu acaranya adalah bermain perang bola cat (paintball wargame). Dari beberapa kali main, terlihat sejumlah kesalahan serupa yang mengarah pada kekalahan. Akibatnya, beberapa orang berbeda tewas di medan perang melakukan kesalahan yang sama.
Perlu berapa kali mati sih sampai seseorang sadar dan berkata kepada yang lain: "Kayaknya kita jangan melakukan ini, deh--DOR!" Gelepak.
Bahkan dari kegiatan seperti ini pun kita bisa mulai menyusun manajemen pengetahuan. Mengapa tidak? Sebagai contohnya seperti di bawah ini, yang saya juduli, "7 Dosa Besar (Bermain) Paintball Wargame".
Akibatnya....
Berceritalah. Berbagilah.
____________________
*) Tulisan ini aslinya dimuat di blog Divusi.
Wednesday, March 5, 2008
Apa Arti Presentasi Bagi Anda?
Lebih lanjut dari mitos kedua perihal berbicara di depan umum, saya pribadi beranggapan bahwa presentasi adalah cara hidup (way of life).
Mengapa? Karena dalam presentasi, kita perlu mengenali diri dan batas-batas kita. Lantas mendobraknya. Disadari atau tidak, cara kita berpresentasi juga bisa memengaruhi cara kita memandang dunia. Dan sebaliknya, sebagian diri kita pun terpancar dari gaya kita berpresentasi.
Ini mirip dengan bela diri. Miyamoto Musashi, sebagai contoh, tidak menganggap seni pedang sebagai kemampuan semata. Atau label samurai sebagai profesi. Baginya seni pedang adalah cara hidup. Dengan pola pikir itu, ia senantiasa setia pada prinsip kehidupannya. Pemikirannya pun ia tuangkan dalam Buku Lima Cincin yang menjadi panutan banyak orang, bukan hanya di bidang bela diri. Melainkan juga di bidang bisnis maupun kesehatan.
Tentu saja ada juga orang yang menganggap bela diri sebagai kemampuan semata. Mungkin untuk kompetisi atau merasa lebih aman. Namun, sebagian dari mereka ada yang menyalahgunakan kemampuan tersebut. Ada yang menjadi merasa jumawa dan menjadi sombong. Ada yang menggunakannya untuk menekan orang lain. Padahal dalam bela diri selalu ada filosofi kehidupannya.
Presentasi pun begitu. Saat kita menggunakan kemampuan kita untuk memengaruhi orang lain demi kepentingan kita, yang justru berlawanan dengan kepentingan pendengar, kita telah menyalahgunakan presentasi. Karena hakikat presentasi memang menyampaikan ide. Namun bukan memanipulasi. Saat kita semakin banyak pengalaman berbicara di depan umum, bisa jadi kita juga tergoda untuk merasa jumawa. Sombong.
Karena itu, kenalilah diri. Apakah arti presentasi bagi Anda?
Mengapa? Karena dalam presentasi, kita perlu mengenali diri dan batas-batas kita. Lantas mendobraknya. Disadari atau tidak, cara kita berpresentasi juga bisa memengaruhi cara kita memandang dunia. Dan sebaliknya, sebagian diri kita pun terpancar dari gaya kita berpresentasi.
Ini mirip dengan bela diri. Miyamoto Musashi, sebagai contoh, tidak menganggap seni pedang sebagai kemampuan semata. Atau label samurai sebagai profesi. Baginya seni pedang adalah cara hidup. Dengan pola pikir itu, ia senantiasa setia pada prinsip kehidupannya. Pemikirannya pun ia tuangkan dalam Buku Lima Cincin yang menjadi panutan banyak orang, bukan hanya di bidang bela diri. Melainkan juga di bidang bisnis maupun kesehatan.
Tentu saja ada juga orang yang menganggap bela diri sebagai kemampuan semata. Mungkin untuk kompetisi atau merasa lebih aman. Namun, sebagian dari mereka ada yang menyalahgunakan kemampuan tersebut. Ada yang menjadi merasa jumawa dan menjadi sombong. Ada yang menggunakannya untuk menekan orang lain. Padahal dalam bela diri selalu ada filosofi kehidupannya.
Presentasi pun begitu. Saat kita menggunakan kemampuan kita untuk memengaruhi orang lain demi kepentingan kita, yang justru berlawanan dengan kepentingan pendengar, kita telah menyalahgunakan presentasi. Karena hakikat presentasi memang menyampaikan ide. Namun bukan memanipulasi. Saat kita semakin banyak pengalaman berbicara di depan umum, bisa jadi kita juga tergoda untuk merasa jumawa. Sombong.
Karena itu, kenalilah diri. Apakah arti presentasi bagi Anda?
Mitos Perihal Berbicara di Depan Umum
Dalam acara workshop Rotaract Jakarta (23 Februari 2008) berjudul "Art of Communication", sesi pertama diisi oleh Charles Bonar Sirait, presenter dan penulis buku The Power of Public Speaking.
(Foto: dokumentasi Rotaract Jakarta)
Kenyataannya:
Karena itu, manfaatkanlah setiap peluang untuk maju ke depan dan berbicara. Pengalaman maupun kesalahan di situlah yang membantu kita agar bisa praktik dengan baik pada saat-saat penting.
(Foto: dokumentasi Rotaract Jakarta)
- Berbicara di depan umum adalah suatu kemampuan yang perlu dimiliki untuk menjadi selebritas atau pemasar, yang memang berhadapan dengan orang banyak.
- Tidak boleh berbuat kesalahan. Harus bisa terjun praktik dengan hasil sempurna.
Kenyataannya:
- Berbicara di depan umum perlu dipelajari semua orang. Karena siapa pun kita, apa pun pekerjaan kita, kemungkinan besar kita perlu menyampaikan ide kita kepada orang lain.
- Justru pada awalnya, lebih baik kita melakukan kesalahan yang banyak dan belajar dari itu. Karena itu, carilah tempat praktik agar bisa melakukan kesalahan tanpa merusak tujuan berbicara kita secara fatal.
Karena itu, manfaatkanlah setiap peluang untuk maju ke depan dan berbicara. Pengalaman maupun kesalahan di situlah yang membantu kita agar bisa praktik dengan baik pada saat-saat penting.
Sunday, December 30, 2007
Terima Kasih!
Kebalikannya tentu berlaku. Saat inti pesan kita adalah "Terima kasih", pampanglah dengan tegas.
Saya mengucapkan terima kasih atas kejutan akhir tahun yang menyenangkan.
Redaksi Ruang Baca Koran Tempo mengadakan jajak pendapat pembaca buku untuk menjawab pertanyaan: "Apakah buku fiksi dan nonfiksi terbaik menurut Anda?"
Hasilnya diterbitkan dalam Koran Tempo tanggal 30 Desember 2007, dan ternyata 7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint menjadi salah satu dari tiga buku nonfiksi terbaik. Kutipan dari situs Ruang Baca:
Saat nama seorang penulis humor bersanding dalam satu kalimat bersama seorang tokoh dunia sastra dan seorang pengamat kepemimpinan, reaksi pertama yang normal adalah memeriksa lagi, "Ini nggak salah cetak, kan?"
Saat akhirnya teryakinkan, reaksi kedua adalah, "Wow!"
Baru kemudian, "Terima kasih."
Saya menulis buku ini karena sudah mengalami kedua sisi presentasi; sebagai penyaji maupun hadirin. Saya pernah melakukan ketujuh dosa besar tersebut. Lantas sebagai peserta begitu banyak presentasi, saya menyadari kesalahan-kesalahan tersebut. Ratusan jam berlalu dalam siksaan bullet point yang membosankan, atau animasi yang membuat pusing. Dan saya berpikir, "Jangan sampai orang lain perlu mengalami siksaan begini banyak sebelum akhirnya sadar: ada pilihan lain yang lebih baik."
Dan lahirlah buku ini setelah empat tahun penyusunan. Agar Anda, pembaca, tidak perlu tersiksa selama saya sebelum bisa menggebrak meja dan berkata, "Cukup! Mari kita sampaikan pesan kita dengan cara lain--tanpa membuat siapa pun yang hadir menyesal telah berada di sini." Agar Anda bisa mempraktikkan cara atau pendekatan lain terhadap presentasi. Yang membuat hadirin tertarik untuk mendengarkan.
Atau sebagai pegangan untuk menyadarkan teman-teman Anda. Karena Anda sendiri sudah tahu, namun mereka tidak mau mendengarkan Anda. Semakin banyak orang yang sadar, akan semakin menguntungkan Anda juga.
Bayangkan dunia di mana setiap kali Anda menghadiri presentasi, Anda tahu bahwa Anda akan memerhatikan dengan penuh minat. Karena tiap sesi akan jelas, informatif, dan menarik. Kita akan selalu mendapatkan hal yang baru. Kalaupun bukan informasi, kita akan mengenal sudut pandang, pendekatan, maupun pengalaman baru.
Itu bisa tercapai saat semua penyaji presentasi peduli pada hadirin. Lantas mempersiapkan materi maupun penyajian sepenuh hati.
Yang perlu Anda siapkan adalah kepedulian itu. Lantas buku ini akan membantu Anda untuk menyampaikannya. Visi itulah yang saya bayangkan dalam menyusun 7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint.
Saya berterima kasih karena hasil jajak pendapat Ruang Baca Koran Tempo menunjukkan bahwa banyak pembaca yang juga berpikiran serupa. Itu sangat melegakan.
Mari kita wujudkan dunia di mana presentasi adalah sesuatu yang menarik dan mengasikkan--baik bagi penyaji maupun pesertanya.
Saya mengucapkan terima kasih atas kejutan akhir tahun yang menyenangkan.
Redaksi Ruang Baca Koran Tempo mengadakan jajak pendapat pembaca buku untuk menjawab pertanyaan: "Apakah buku fiksi dan nonfiksi terbaik menurut Anda?"
Hasilnya diterbitkan dalam Koran Tempo tanggal 30 Desember 2007, dan ternyata 7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint menjadi salah satu dari tiga buku nonfiksi terbaik. Kutipan dari situs Ruang Baca:
Sedangkan tiga buku nonfiksi terbaik pilihan pembaca adalah 7 Dosa Besar Penggunaan Power Point karya Isman H. Suryaman, Antologi Drama Indonesia (1895-2000) oleh Sapardi Djoko Damono et.al., dan Cherish Every Moment karya Arvan Pradiansyah.
Saat nama seorang penulis humor bersanding dalam satu kalimat bersama seorang tokoh dunia sastra dan seorang pengamat kepemimpinan, reaksi pertama yang normal adalah memeriksa lagi, "Ini nggak salah cetak, kan?"
Saat akhirnya teryakinkan, reaksi kedua adalah, "Wow!"
Baru kemudian, "Terima kasih."
Saya menulis buku ini karena sudah mengalami kedua sisi presentasi; sebagai penyaji maupun hadirin. Saya pernah melakukan ketujuh dosa besar tersebut. Lantas sebagai peserta begitu banyak presentasi, saya menyadari kesalahan-kesalahan tersebut. Ratusan jam berlalu dalam siksaan bullet point yang membosankan, atau animasi yang membuat pusing. Dan saya berpikir, "Jangan sampai orang lain perlu mengalami siksaan begini banyak sebelum akhirnya sadar: ada pilihan lain yang lebih baik."
Dan lahirlah buku ini setelah empat tahun penyusunan. Agar Anda, pembaca, tidak perlu tersiksa selama saya sebelum bisa menggebrak meja dan berkata, "Cukup! Mari kita sampaikan pesan kita dengan cara lain--tanpa membuat siapa pun yang hadir menyesal telah berada di sini." Agar Anda bisa mempraktikkan cara atau pendekatan lain terhadap presentasi. Yang membuat hadirin tertarik untuk mendengarkan.
Atau sebagai pegangan untuk menyadarkan teman-teman Anda. Karena Anda sendiri sudah tahu, namun mereka tidak mau mendengarkan Anda. Semakin banyak orang yang sadar, akan semakin menguntungkan Anda juga.
Bayangkan dunia di mana setiap kali Anda menghadiri presentasi, Anda tahu bahwa Anda akan memerhatikan dengan penuh minat. Karena tiap sesi akan jelas, informatif, dan menarik. Kita akan selalu mendapatkan hal yang baru. Kalaupun bukan informasi, kita akan mengenal sudut pandang, pendekatan, maupun pengalaman baru.
Itu bisa tercapai saat semua penyaji presentasi peduli pada hadirin. Lantas mempersiapkan materi maupun penyajian sepenuh hati.
Yang perlu Anda siapkan adalah kepedulian itu. Lantas buku ini akan membantu Anda untuk menyampaikannya. Visi itulah yang saya bayangkan dalam menyusun 7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint.
Saya berterima kasih karena hasil jajak pendapat Ruang Baca Koran Tempo menunjukkan bahwa banyak pembaca yang juga berpikiran serupa. Itu sangat melegakan.
Mari kita wujudkan dunia di mana presentasi adalah sesuatu yang menarik dan mengasikkan--baik bagi penyaji maupun pesertanya.
Dua Kata yang Perlu Dijauhkan Dari Slide Penutup
Adalah "Terima kasih".
Kecuali, kalau presentasi kita memang intinya adalah "Terima kasih". Menyampaikan apresiasi pada rekan kerja di kantor, misalnya. Namun, saat bukan, jauhkan dua kata ini dari slide. Terutama dari slide penutup. Karena tulisan salah tempat itu akan melemahkan inti pesan kita.
Cukup ucapkan saja. Namun, jangan tempelkan di slide. Slide penutup itu akan terus membekas dalam benak hadirin saat mereka pulang. Sayang sekali kalau mereka hanya mengingat: "Terima kasih" alih-alih "Tulislah setiap ide yang muncul!" (sebagai contoh).
Gunakanlah slide penutup untuk menyampaikan inti pesan kita yang terkuat.
Kecuali, kalau presentasi kita memang intinya adalah "Terima kasih". Menyampaikan apresiasi pada rekan kerja di kantor, misalnya. Namun, saat bukan, jauhkan dua kata ini dari slide. Terutama dari slide penutup. Karena tulisan salah tempat itu akan melemahkan inti pesan kita.
Cukup ucapkan saja. Namun, jangan tempelkan di slide. Slide penutup itu akan terus membekas dalam benak hadirin saat mereka pulang. Sayang sekali kalau mereka hanya mengingat: "Terima kasih" alih-alih "Tulislah setiap ide yang muncul!" (sebagai contoh).
Gunakanlah slide penutup untuk menyampaikan inti pesan kita yang terkuat.
Tuesday, December 25, 2007
Orang Pintar, Terdengar Bodoh
Jangan sampai terjadi pada kita. Hilangkan kebiasaan mengucapkan kata-kata kosong. Misalnya: "Eum..." atau "Apa namanya..."
Dalam sebuah seminar nasional, seorang ahli telekomunikasi sempat berkata seperti ini, "Jadi, apa namanya... Wimax itu tidak, apa namanya... lebih cepat daripada, apa namanya... Wi-fi. Wimax itu hanya, apa namanya... lebih luas jangkauannya karena menggunakan teknologi, apa namanya... microwave."
Sangat mengganggu.
Hilangkan kata-kata kosong. Jika kita perlu waktu untuk berpikir, gunakanlah jeda. Atau ajaklah hadirin untuk berpartisipasi mengajukan jawaban.
Di Amerika Serikat, salah satu contoh kata kosong ini adalah "like". Saking parahnya, sampai Academy of Linguistic Awareness membuat iklan layanan masyarakat berikut ini.
Tidak mau terdengar bodoh? Berhentilah mengucapkan "like" (secara berlebihan).
(Saya rasa kita juga perlu mengobarkan kampanye serupa untuk melawan penyalahgunaan "secara".)
_____________________
Terima kasih pada Eko untuk menunjukkan URL gambar di atas.
Dalam sebuah seminar nasional, seorang ahli telekomunikasi sempat berkata seperti ini, "Jadi, apa namanya... Wimax itu tidak, apa namanya... lebih cepat daripada, apa namanya... Wi-fi. Wimax itu hanya, apa namanya... lebih luas jangkauannya karena menggunakan teknologi, apa namanya... microwave."
Sangat mengganggu.
Hilangkan kata-kata kosong. Jika kita perlu waktu untuk berpikir, gunakanlah jeda. Atau ajaklah hadirin untuk berpartisipasi mengajukan jawaban.
Di Amerika Serikat, salah satu contoh kata kosong ini adalah "like". Saking parahnya, sampai Academy of Linguistic Awareness membuat iklan layanan masyarakat berikut ini.
(Saya rasa kita juga perlu mengobarkan kampanye serupa untuk melawan penyalahgunaan "secara".)
_____________________
Terima kasih pada Eko untuk menunjukkan URL gambar di atas.
Subscribe to:
Posts (Atom)
Seorang mantan pengejar bus profesional, isman kini menjadi kuli kantor biasa dan paman berpengalaman lebih dari tujuh tahun. Semenjak kecil, ia sering mempertanyakan hal-hal yang cenderung dianggap remeh, seperti: